Bundesweit koordiniert: Verwaltungstool verbindet 18 FSJ-Träger
Individual-EntwicklungSystemintegrationAutomatisierungMandantenfähigkeitRollen- & Berechtigungs-SystemMemberbereich.NETDas Ergebnis: Ein Tool, das 18 Träger, unterschiedliche Technologien und tausende Prozesse zuverlässig zusammenbringt.
Projektübersicht
Branche: Freiwilligendienste, Kultur, Verbandswesen
Projektziel: Zentrale Plattform, die 18 Träger auf einer Datenbasis verbindet und alle Prozesse des Freiwilligendienstes abbildet
Zeitraum: laufende Betreuung seit Oktober 2018
Technologien: Symfony, .NET
Leistungen: Konzeption, Individualentwicklung, Systemintegration, Dokumentenautomatisierung, Bewerbungsmanagement, Rollen- & Berechtigungssystem, Wartung, Weiterentwicklung
Die zentrale Herausforderung
Ausgangslage:
Die BKJ e.V. betreut bundesweit Freiwilligendienste im Kulturbereich – eine komplexe Aufgabe. 18 Träger mit unterschiedlichen Anforderungen, tausende Interessierte pro Jahr, Seminare, Einsatzstellen, Verträge, Zertifikate.
Alles lief teilweise manuell. Prozesse, die automatisierbar waren, liefen noch analog. Die Datenflüsse waren verstreut. Anfragen von Träger zu Träger, von Einsatzstelle zuInteressierten – Informationen, die mehrfach manuell gepflegt wurden.
Herausforderung:
Du brauchst ein System, das mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllt: Interessierte müssen sich registrieren, ihre Vermittlung verwalten und Plätze finden können. Träger und Einsatzstellen brauchen Transparenz über ihre Kandidat:innen.
Die BKJ e.V. muss übergreifend koordinieren – Seminare planen, Zertifikate ausstellen, Konflikte zwischen Trägern lösen. Dazu kommen regulatorische Anforderungen: Vertragsmanagement, Dokumentation, Konsistenz über alle 18 Träger hinweg. Alle diese Prozesse sollten parallel laufen, ohne dass Daten verloren gehen oder sich widersprechen.
18 Träger, keine zentrale Plattform
Auf die Verbindung kommt es an
Die Verbindung war das Kernproblem – und die Kernlösung. Es ging darum, mehrere Ebenen zu verbinden:
- Interessierte mit Einsatzstellen: Wer passt wohin? Das System musste Anfragen und Zuordnungen transparent machen.
- Träger mit Trägern: 18 unterschiedliche Organisationen, ein gemeinsamer Überblick – ohne dass sich Systeme widersprechen.
- Menschen mit Prozessen: Das Tool brauchte einfache, verständliche Oberflächen für sehr unterschiedliche Nutzer:innen – Interessierte, Koordinator:innen, Einsatzstellen-Manager:innen.
- Technologien miteinander: Symfony, .NET und WordPress mussten zuverlässig zusammenspielen und Daten durchgängig fließen lassen.
Das Ergebnis:
Das Ergebnis ist eine zentrale Plattform, die Kontrolle und Transparenz vom ersten Interesse bis zur abschließenden Dokumentation schafft.
Alle 18 Träger in einer zentralen Plattform
Lösung & technische Umsetzung
Strategischer Ansatz:
Die Lösung war nicht ein einzelnes großes System, sondern eine durchdachte Architektur mit klaren Schnittstellen. Der Kern: Ein Verwaltungstool, das die kompletten Abläufe abbildet und parallel mit anderen Systemen kommuniziert. Modulare Bausteine ermöglichen Anpassungen an einzelne Träger, ohne dass die Gesamtstruktur zerbricht.
Lösungs-Bausteine:
Systemintegration
Für das BKJ wurden Symfony, .NET und WordPress zu einer durchgängigen Infrastruktur verbunden.
Individualentwicklung mit Symfony
Feature-Bausteine:
Mandantenfähigkeit
Rollen- & Berechtigungs-System
Automatisierung
Memberbereich
Ergebnis & Impact
Messbare / strukturelle Effekte
- Manuelle Prozesse deutlich reduziert – Vermittlungen werden schneller bearbeitet.
- 18 Träger arbeiten auf einer konsistenten Datenbasis – Konflikte und Informationslücken minimiert.
- Dokumentenerstellung automatisiert – Zertifikate und Verträge in Minuten statt Tagen.
Qualitative Verbesserungen
- Für Interessierte: Transparente Vermittlungswege, schnellere Rückmeldungen, klare Übersicht über den Status.
- Für Träger: Weniger administrative Last, bessere Zusammenarbeit mit der BKJ e.V., verständliche Gesamtzahlen.
- Für die BKJ e.V.: Echte Kontrolle über dezentrale Strukturen, schnellere Entscheidungen, fundierte Daten für strategische Planung.
- Für die Kultur-Community: Ein stabiles, zuverlässiges System – wichtige Infrastruktur für kulturelle Freiwilligendienste in Deutschland.
Fazit & Ausblick
Die BKJ e.V. hat mit diesem Tool eine digitale Grundlage geschaffen, die dezentrale Trägerstrukturen zuverlässig verbindet, ohne sie zu vereinheitlichen. Das System läuft seit über fünf Jahren in Produktion und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Die geplanten Erweiterungen werden auch zukünftig die Plattform näher an die Bedürfnisse der Träger und Freiwilligen bringen.
